Vilket är det vanligaste felet svenska chefer gör?
Källa: Unsplashed
Frågan kom från en student vid ett event häromkvällen. Finns det ens ett svar? Och gör cheferna så mycket fel? Efter en stunds funderande kom jag fram till två.
Cheferna använder inte sin personal i den utsträckning de skulle kunna. Många tror att de själv måste utföra arbetet och drunknar i arbetsbördan medan medarbetarna inte får en chans att växa. Jag tror också att många chefer har fullt upp med sina egna krav på vad de borde leverera och klara av. Medarbetare har ofta andra förväntningar på sin chef än vad chefen tror.
Det andra felet rör skickligheten och vanan att prioritera. När värderingar krockar och resurser inte räcker till är prioriteringsskickligheten av största vikt. Det är inte roligt, det är inte lätt, men det är absolut nödvändigt. Prioritera betyder att ge förtur till något. Fine så långt. Men om något får förtur måste ju något annat vänta. Och det är den delen av prioriterandet som inte fungerar. Allt blir lika viktigt eller ska ändå lösas på något sätt, trots att det är bort- eller nedprioriterat. Det är lite som att lägga krokben för sig själv.
En del i att prioritera rör den personliga tidshanteringen. Hur vet vad man som kan vänta? En vanlig metod är att göra det enligt en skala som beskriver hur viktig arbetsuppgiften är. Exempelvis låg/mellan/hög. Risken är att du efter ett tag har en lista med endast högprioriterade saker eftersom det är lätt att tänka att det mesta man gör är viktigt. Det ger omedelbar tillfredsställelse och en känsla av kontroll och fart framåt att få göra bort små saker på att-göra-listor. Men många av oss låter sig luras av den härliga ”bocka av”-känslan fast det i själva verket finns betydligt viktigare saker att ta tag i.
Ett annat sätt är att prioritera enbart med hänsyn till tidsaspekten. Kategorierna skulle då kunna vara kritisk – omedelbart, möjlig – görs under dagen och senare – allt annat som ska göras. Vi kan även kombinera tid och vikten av arbetsuppgiften. Stephen Covey beskriver en fyrfältare där X-axeln är brådskande/inte brådskande och Y-axeln viktigt/inte viktigt. Högst prioritet får kombinationen brådskande + viktigt. Ytterligare en metod är PICK (Possible/Implement/Challenge/Kill) som fokuserar på möjligt värde istället för tid. Effekt sätts på X-axeln och insats på Y-axeln. Det som ligger uppe i högra hörnet av fyrfältaren (liten insats + stor effekt) är det man ska angripa först för att få ut mest värde från sin insats. Metoden passar bäst för prioritering av exempelvis marknadsaktiviteter eller projekt som ska genomföras.
När du har kört fast är ett bra tips att ta hjälp av en kollega eller chef. Beskriv vad som är viktigt i längden, berätta om dina to-dos och dela din kalender. Låt den som hjälper dig ifrågasätta och berätta vad de skulle ha tagit bort och lyft fram. Ofta framträder oväntade mönster med stor tydlighet.
Metoder i all ära. Men ibland kanske det inte handlar om att rangordna utan istället om att våga välja bort. Inte senare, inte på ett tag utan aldrig. Diskutera det tillsammans. Vad kan ni välja bort och vad vinner ni på det?