Recept på ett perfekt ledningsgruppsmöte

Bild: Pixabay

Hur många av dina möten upplever du är riktigt välinvesterad tid? Hur många av dina möten ger värdefull input till ditt fortsatta arbete och energi för att ta tag i aktiviteterna så snart som möjligt? Hur många av dina kollegor är väl förberedda inför mötet och hur ofta är du hundra procent övertygad om att ni går från mötet med samma bild av vad ni kom överens om?

Mötesstruktur och möteskultur är avgörande för en framgångsrik ledningsgrupp och något vi ägnar en hel del uppmärksamhet när vi stöttar ledningsgrupper. Om det blir perfekt är väl att lova för mycket, men här är i alla fall några av våra tydligaste insikter och bästa tips!

1.     Definiera gruppens syfte

Var specifik när ni definierar varför er grupp existerar. Undvik ytliga svar som "för att vi är ledningsgruppen för bolaget X". Använd inte heller enbart bolagets vision eller affärsidé som svar; koppla det till hur gruppens syfte stödjer bolagets övergripande mål. Svaret på den frågan ligger till grund för allt ert arbete.

2.     Nyttja resurserna optimalt

Beroende på vilket syfte ni har så kan ni fördela er tid på olika sätt. Ni har säkert en del information och fakta att dela med varandra. En del frågor kräver sannolikt samordning eller input från andra. Kanske nyttjar ni gruppen också för kollegialt stöd i chefsrollen. Ibland finns strategiskt viktiga frågor som kräver långsiktighet och uthållighet över tid.

Använd den samlade kompetensen och tiden på bästa sätt utifrån ert syfte! Om man ändå samlar ett antal kompetenta och erfarna människor i ett rum – hur får man då den bästa outputen av den tiden. Skapa olika möten för olika sorters frågor.

3.     Skapa förutsättningar för förberedelser

Skapa fasta agendor för regelbundna möten och se till att alla är medvetna om punkterna som kommer att hanteras och de beslut som behöver tas. Säkerställ också att faktabaserad information finns tillgänglig i förväg för att maximera diskussionens kvalitet. Kom överens om hur ni förväntar er att man förbereder sig innan mötet.

4.     Ha olika roller på mötet

Låt någon annan än ordförande vara den som dokumenterar. Se också till att alla kommer till tals, håll koll på tiden och skapa en atmosfär där olika roller roteras för att öka engagemanget.

5.     Agendans prioritering

Innan mötet börjar, överväg hur tiden bäst kan fördelas mellan agendans olika punkter. Säkerställ att ni prioriterar de mest väsentliga ämnena för att maximera mötets effektivitet.

6.     Börja i tid

Är det svårt att komma i gång i tid? Identifiera och hantera hinder för att starta i tid.

7.     Checka in och ut

Ja, ibland kan det kännas onödig att gå en runda där alla får säga något om sig själv. Men tro oss, den tiden det tar sparar man in på att alla blir mer närvarande och därmed mycket mer effektiva i mötet. Använd feedback från check-out för kontinuerlig förbättring av mötesprocessen.

8.     Ha bara ETT möte samtidigt

Nej, inte ens du kan göra flera saker samtidigt. Om ert gemensamma möte är det minst viktiga att ha uppmärksamhet på – varför har ni det då? Det blir ett enormt slöseri med tid, energi och engagemang. Undvik multitasking för att optimera deltagarnas engagemang och resultat och kom överens om vilka spelregler som gäller för att undvika distraktion. Se till att spelreglerna också guidar gruppen i hur ni hanterar olika mötesformer. Är mötet fysiskt, digitalt eller hybrid. Vilka möten passar för vilket format?

9.     Dokumentera

Protokoll, beslutslogg, anteckningar, uppgiftsliggare… På ett eller annat sätt behöver ni dokumentera vad ni kommit överens om. Det enar bilden av vad mötet handlat om, vilket ger goda förutsättningar för att det också genomförs. Använd överenskommet dokument för att tydligt och koncist spåra beslut, åtgärder och diskussioner. Säkerställ att dokumentationen speglar och stöder mötets övergripande syfte och mål. 

10.  Följ upp

Följ upp tidigare beslut och hjälps åt att hålla varandra ansvariga för vad som skulle göras. Utvärdera mötets struktur och kultur regelbundet för att anpassa och förbättra över tid.

Alla grupper har sina specifika förutsättningar och varje möte sin särskilda kontext. Det gör inget om det är roligt också!