5 nycklar för effektiva möten
Bild: Squarespace
Bra möten skapar både mer tid och effektivitet.
En utmaning vi ofta möter bland företag och ledare är att många möten drar ut på tiden, beslut skjuts fram och en del möten kanske är trevliga men ger inga konkreta resultat. Det saknas ofta både tid och engagemang trots en mötesagenda. Vad skulle hända om alla deltagare hade tydligt fokus och hög energi på alla möten? Vi kommer dela med oss av tips och några nyckeltal.
Struktur och kultur är de viktigaste delarna för att skapa samarbeten med hög effekt. En god struktur ger förutsättningar och sätter ramarna men utan energi, engagemang och delaktighet blir inte effekten självklar. Kreativitet, arbetsglädje och effektivitet går att kombinera och effekterna är mätbara.
Agenda och struktur Förbered en mötesagenda med tydligt syfte för mötet. Ange vilka parametrar som ska in i mötet för att det ska ge effekt och vilka förväntningar som finns på deltagarna att leverera input. Involvera endast de som verkligen behöver vara med på mötet. Det gör att mötet blir mer effektivt, resurser används smart och alla kan bidra utifrån sin roll. Kan deltagarna förbereda sig inför mötet så leder det även till bättre diskussioner och underlag för beslut.
Tidsramar Sätt en tidsgräns för mötet och strukturera mötet så att det viktigaste får högsta prioritet. Ange vilka punkter som är information och vilka punkter som kräver beslut samt vilket underlag som behövs för att kunna ta beslut. På det här sättet kan mötet vara både kort och kärnfullt.
Incheckning Börja alltid mötet med en incheckning där alla deltagare får egen tid att reflektera över mötet som ska genomföras här och nu. Det är av vikt att hinna landa in, ställa om sitt fokus och fundera på vilken energi jag bidrar med till just detta möte. En minuts incheckning/deltagare eller en stunds prat två och två är ett av de viktigaste stegen som påverkar effekten av mötet. När mötet sedan kör i gång är deltagarna mer alerta, kan ställa relevanta frågor och komma med värdefulla synpunkter i diskussioner.
Sammanfatta och dokumentera Innan mötet avslutas så gör en snabb sammanfattning av vad som beslutades och vilka nästa steg blir. Skicka ut anteckningar efteråt för att säkerställa att alla har tillgång till informationen och kan ta ansvar för åtgärder. Det viktigaste är att alla får del av mötets beslut, gör det enkelt så att detta moment inte blir en tids- och energitjuv.
Utcheckning Avsluta mötet med en utcheckning där alla deltagare får tid att reflektera över hur mötet blev utifrån effektivitet och ansvar. Finns något att förbättra till nästa gång och vad tar jag med mig från mötet?
5 nyckeltal för effektiva möten Självklart går det att mäta effekten av att arbeta med struktur och kultur.
Antal beslut - Effektiva möten leder till fler beslut
Möteslängd - Kärnfullt innehåll leder till kortare möten
Antal möten - Rätt personer samverkar tydliga och effektivt
Arbetsbelastning - Lägre stress genom frigörande av tid och delegering
Kvalitet - Högre måluppfyllelse och effektivitet
Som organisationskonsulter är våra verktyg ofta att tillföra det lilla extra som gör att energi och engagemang plötsligt ökar och så börjar det hända saker. Men det lilla extra kan också vara svårt och utmanande för dig som ledare, det kräver tålamod och vilja att våga prova. Som tur är finns det skickliga hantverkare som kan stötta er på vägen.